退職を決意したものの、退職届をメールで送っても良いのか、書き方やマナーが分からず悩んでいませんか？

近年、ビジネスシーンにおけるメールの利用は一般的になり、退職届をメールで提出することも容認されるケースが増えてきました。しかし、退職は会社との関係を円満に保ちながら進めたい重要な手続きです。失礼のないメールを作成し、スムーズに退職手続きを進めるためには、適切な知識と準備が不可欠です。

この記事では、退職届をメールで送る際のマナーや注意点、状況別の例文を解説します。この記事を読めば、退職届メールの作成から提出後の対応まで、安心して進めることができるでしょう。ぜひ最後までお読みいただき、円満退職を実現してください。

1. 退職届をメールで送るのはアリ？ メリット・デメリットを徹底解説

結論から言うと、退職届をメールで送ることはアリです。特に、以下のようなケースではメールでの提出が有効な手段となり得ます。

• 直属の上司に退職の意思を直接伝えた後：まず口頭で退職の意思を伝え、上司の承諾を得ることが重要です。その上で、正式な書面としての退職届をメールで提出するのは、スムーズな流れと言えるでしょう。
• 物理的に対面での提出が難しい場合：リモートワークが中心で出社機会が少ない、上司が遠方勤務、急な退職で直接会う時間がないなど、対面での提出が難しい状況も考えられます。このような場合、メールでの提出は現実的な選択肢となります。
• 健康上の理由で直接提出が難しい場合：長期にわたる入院や心身の不調など健康上の問題から出社が難しい場合は会社側も柔軟に対応してくれる可能性が高いです。

ただし、メールで退職届を提出する際には、デメリットや注意点も理解しておく必要があります。

メールで退職届を提出するデメリット

メールで退職届を提出するメリット

ご自身の状況や会社文化、上司の性格などを考慮し、メールで退職届を提出するかどうかを慎重に判断しましょう。もしメールでの提出に不安がある場合は、直接会って手渡しするか、郵送を選択することも検討しましょう。

2. 【状況別例文集】退職届メールの書き方完全ガイド

ここでは、状況別の例文を参考に、退職届メールの具体的な書き方を解説します。退職理由は大きく分けて「自己都合退職」と「会社都合退職」の2種類がありますが、ここでは一般的な自己都合退職の場合の例文を中心に紹介します。

退職届メールの基本的な構成

1. 件名：用件を明確に伝える件名を記載します。例：「退職届のご提出（氏名）」
2. 宛名：メールの冒頭に所属部署と役職、氏名を記載します。（役職名は省略可）例：「〇〇部長　〇〇様」「人事部　〇〇様」
3. 書き出し：挨拶と退職届を提出する旨を簡潔に述べます。例：「お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。」「いつも大変お世話になっております。〇〇です。」
4. 本文：退職届、退職理由、退職日、などを記載します。自己都合退職である場合、退職理由は詳細に書く必要はありません。会社都合の場合は具体的な理由を書きましょう。例：「私儀、この度一身上の都合により、令和〇年〇〇月〇〇日をもって退職いたします。」
5. 結び：今後の抱負や締めの挨拶を述べます。例：「末筆ながら、貴社の益々のご発展と皆様のご健勝を心よりお祈り申し上げます。」「今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。」
6. 署名：所属部署、氏名、連絡先を記載します。

退職届は添付ファイルで送ることも可能です。その場合、メール本文は簡単な挨拶と添付ファイルに退職届があることを伝えましょう。

状況別の例文集

例文1：上司に退職の意思を伝えた後のフォーマルな退職届メール

件名：退職届のご提出（〇〇 〇〇）

〇〇部長

お疲れ様です。
〇〇部の〇〇です。

先日は、退職のご相談でお時間をいただき、ありがとうございました。
以下のとおり、退職届を提出させていただきます。

—————————————————————–
退出届
〇〇年〇〇月〇〇日
株式会社〇〇
代表取締役〇〇〇〇様

私儀、この度一身上の都合により〇〇年〇〇月〇〇日をもって退職いたします。
—————————————————————–
以上となります。

本来であれば、直接お伺いしてご挨拶すべきところではございますが、
メールでのご連絡となりましたこと、ご容赦ください。

在職中は、公私にわたり大変お世話になり、心より感謝しております。
〇〇部長には、入社以来、温かいご指導を賜り、成長させていただきました。
至らぬ点も多々あったかと存じますが、〇〇部で多くの経験を積めたことは、私にとって貴重な財産です。

残りわずかではございますが、退職日までは業務に誠心誠意努めさせていただきます。
後任への引き継ぎなど、ご指示いただけることがございましたら、喜んでお引き受けいたします。

末筆ながら、貴社の益々のご発展と〇〇部長のご健勝を心よりお祈り申し上げます。

署名
〇〇部 〇〇 〇〇
連絡先：090-XXXX-XXXX
メールアドレス：xxxxx@xxxxx.xx.xx

例文2：派遣社員から派遣先の企業に送る退職届メール

件名：退職届のご提出（〇〇 〇〇）

〇〇部〇〇様

お世話になっております。〇〇 〇〇です。

この度、一身上の都合により、誠に勝手ながら、
〇〇年〇〇月〇〇日をもって退職させていただきます。

〇〇様には、派遣登録時から大変お世話になり、
現在の〇〇株式会社での案件もご紹介いただき、心より感謝しております。
〇〇様のご協力ご支援のおかげで、〇〇年間、安心して仕事に打ち込むことができました。

退職にあたり、ご迷惑をおかけいたしますが、
残りの期間も精一杯努めさせていただきますので、
何卒よろしくお願い申し上げます。

本来であれば、直接お伺いしてご挨拶すべきところではございますが、
メールでのご連絡となりましたこと、ご容赦ください。

末筆ながら、貴社の益々のご発展と〇〇様のご健勝を心よりお祈り申し上げます。

署名
〇〇部〇〇 〇〇（部署名は派遣先のもの）
連絡先：090-XXXX-XXXX
メールアドレス：xxxxx@xxxxx.xx.xx

派遣社員が派遣先の企業へメールを送る場合は、送付先をBccに入れるようにしましょう。Bccに入れることで、受信者以外に送信先を知られずにメールを送ることができます。

おまけ：取引先の企業に送る退職の挨拶メール

件名：退職のご連絡

〇〇株式会社〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇と申します。

この度、私事につき恐れ入りますが、〇〇年〇〇月〇〇日をもって退職することとなりました。

本来であれば、直接ご連絡してご挨拶すべきところではございますが、
メールでのご連絡となりましたこと、ご容赦ください。

後任の者は〇〇と申します。連絡先は以下の通りとなりますのでよろしくお願い致します。

〇〇メールアドレス：yyyyy@yyyyy.yy.yy
〇〇電話番号：080-YYYY-YYYY

今後とも引き続きお力添えいただけますと幸いです。
末筆ながら、貴社の益々のご発展と〇〇様のご健勝を心よりお祈り申し上げます。

署名
〇〇部 〇〇 〇〇
連絡先：090-XXXX-XXXX
メールアドレス：xxxxx@xxxxx.xx.xx

現職の企業と取引先との関係を良好に保つため、ぜひ送りましょう。対外的なやり取りになるため、退職日の2週間ほど前に送るのが良いタイミングです。

メール作成のポイント

• 件名: 一目でメールの要件がわかるように、件名に「退職届」という言葉を入れましょう。退職の挨拶の場合はその旨を入れると、受け手にとって内容を予測しやすくなります。
• 退職理由: 自己都合退職の場合は、「一身上の都合」で問題ありません。具体的な説明は文面に記載するのではなく、口頭で伝えるのが望ましいです。
• 退職日: 民法では退職の申告から二週間を経過した時点で退職することができますが、就業規則で退職に関する規則を定めている企業が多いので、まずは就業規則を確認しましょう。
• 感謝の言葉: お世話になった感謝の気持ちを伝えましょう。具体的なエピソードを交えると、より気持ちが伝わります。
• 引き継ぎ: 退職日までに担当している業務をしっかりと引き継ぐ意思を伝えましょう。引き継ぎ先が不明な場合は、別途上司に確認しましょう。
• 丁寧な言葉遣い: 件名、本文ともに丁寧な言葉遣いを心がけましょう。「ですます調」で作成し、敬語を適切に使います。

3. これで完璧！退職届をメールで送る際の件名マナーと注意点

退職届をメールで送る場面において、件名は非常に重要です。件名を見ただけで、相手に用件が伝わるように工夫する必要があります。ここでは、退職届メールの件名マナーと注意点について解説します。

件名に入れるべき要素

• 「退職届」という言葉: 件名に必ず「退職届」という言葉を入れましょう。これにより、メールを受け取った相手は、一目で退職に関する重要なメールであると認識できます。退職に関するメールと伝わると優先順位を上げて対応してもらえることが多いです。
• 氏名: 誰からのメールか差出人を明確にするために、氏名をフルネームで記載しましょう。
• 適切な敬語: 「ご提出」「ご連絡」などの敬語を適切に使うことで、丁寧な印象を与え、円満退職の実現を後押ししてくれます。

件名の具体例

• 退職届のご提出（〇〇 〇〇）
• 退職届を提出いたします（〇〇 〇〇）
• 退職のご連絡（ 〇〇 〇〇）
• 【退職届】〇〇 〇〇
• 〇〇（氏名）：退職届のご提出

件名の注意点

• 簡潔に: 件名はわかりやすく要件を伝えられるように、長文は避けましょう。強調したい内容はカッコで囲むと受け手の目に止まりやすいです。
• 具体的に: 「需要なお知らせです」「ご確認ください」のような要件が想像しずらい抽象的な件名は避け、具体的に用件を記載しましょう。
• 表現は適切に: 『重要な問題』『至急』などの表現はいたずらに相手の不安を掻き立ててしまうため、使用を避けましょう。ビジネスにふさわしい表現として、簡潔で伝わりやすい言葉を使うよう心がけましょう。
• 太字や色文字、感嘆符や三点リーダーの使用は避ける: 太字や色文字、感嘆符（！）や三点リーダー（…）の使用は避けましょう。ビジネスメールのマナーとして相応しくありません。
• 返信時に件名の編集は避ける: 返信する際に件名を編集すると、やり取りの履歴が分かりにくくなってしまったり、相手に混乱を招いてしまう可能性が高いです。件名を変えたい場合は、新規作成でメールを作成しましょう。

簡潔で要件を具体的に想像できる件名をつけることで、相手に失礼なく、スムーズに退職手続きを進めることができます。

まとめ

退職届をメールで提出することは、ルールや注意点さえ守れば有効な手段となります。
この記事では、退職届メールの書き方から例文の紹介、注意点 提出後の対応まで解説しました。

退職届メール作成のポイントを再度確認しましょう。

• ビジネスメールのマナーを守る：件名、宛名、本文内容などビジネスシーンに適したマナーに則り作成しましょう。
• 退職に関する規則を守る：退職日の設定は民法もしくは会社の就業規則に沿って決めましょう。
• 礼儀正しさを意識する：退職の意思やこれまでの感謝の気持ちを文面に込めましょう。
• 状況や相手との関係性に応じたメールを作成する：例文を参考に、ご自身の状況および相手の関係性に合わせて、文面を調整しましょう。
• 送信前にメールの最終確認を行う：誤字脱字や言葉遣いに間違いがないか慎重に確認しましょう。

退職届の例文集およびマナーを活用すれば、誰でもビジネスマナーに則った退職届メールを作成できます。 メールでマナーを守り退職の意思を伝え、円満退職を実現しましょう。

退職は新たなスタート地点でもあります。メールマナーを守り、スムーズな退職と次のステップへ進みましょう。